個人情報保護方針

個人情報保護管理規程

（目的）

第1条

この規程は、名城大学校友会会員の個人情報（以下「個人情報」という。）を保護・管理することを目的とする。

（定義）

第2条

個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる住所・氏名・生年月日等その他の記述により特定の個人を識別することができること （その他の情報とは容易に照合することができ、このことにより特定の個人を識別することができること）をいう。
なお、学校法人名城大学から個人情報の利用に関する契約に基づき提供を受けた個人情報を含むものとする。

（理念）

第3条

個人情報は、個人の人格尊重の理念の基に慎重に取り扱われるべきものであり、その取り扱いは厳正に行わなければならない。

（個人情報の利用目的）

第4条

個人情報は、次の各号の場合に限って利用できることとし、複写、副本、写真撮影などを含め、他の記録媒体への保管はしてはならない。

• (1) 学校法人名城大学から問い合わせがあり、提供が適正と判断される場合。
• (2) 同窓会及び支部（卒業生の会含む）から個人情報の利用に関する覚書を締結のうえ、名簿申請書及び契約書の提出があり、提供が適正と判断される場合。
• (3) 校友会会報・大学通信の送付に関して提供する場合。
• (4) 校友会活動（支部（卒業生の会含む）・学部同窓会含む）のための連絡（書面及びダイレクトメールの送付）
• (5) 会費徴収（支部（卒業生の会含む）・学部同窓会含む）
• (6) その他、校友会活動において必要と認められる場合。

（開示）

第5条

本人から開示を求められたら、校友会が所有する当該本人の個人情報を開示しなければならない。

（更新）

第6条

本人から更新を求められたら、校友会が所有する当該本人の個人情報を更新しなければならない。

（個人情報管理責任者及び個人情報取扱副責任者）

第7条

校友会は、個人情報データ及び端末機等を適正に管理するため、個人情報管理責任者（以下「管理責任者」という）を会長とし、個人情報取扱責任者（以下「取扱責任者」という）を事務局長、個人情報取扱副責任者（以下「取扱副責任者」という）を各同窓会会長（各学科同窓会会長を含む）及び各支部長（卒業生の会会長）とする。

（個人情報管理責任者の任務）

第8条

管理責任者は、会員の個人情報管理事務の総括的責任者とする。

（取扱責任者及び副取扱責任者の任務）

第9条

取扱責任者の任務は、管理責任者を補佐するとともに管理責任者が不在の場合はその代行をする。
2 取扱副責任者は、個人情報を適正に運用管理し、名簿等を発行するときは取扱責任者の承認を得なければならない。

（個人情報記録の管理）

第10条

取扱責任者は、個人情報記録媒体の受け入れ等を適正に管理するため、その受け入れ又は作成・廃棄等の状況を個人情報記録管理簿（別表1）に記録することとする。

• (1) 受入年月日
• (2) 個人情報のタイトル
• (3) 記録媒体等の詳細
• (4) 使用目的及び取り扱いデータ項目
• (5) 廃棄年月日
• (6) 廃棄者
• (7) 廃棄確認者

2 取扱責任者が、個人情報の原本の複製を貸し出し及び提供（タックシール）したいときは、個人情報貸出台帳（別表3）に次の事項を記載しなければならない。

• (1) 貸出年月日
• (2) 返却予定日
• (3) 使用目的
• (4) 貸出者氏名・住所・電話番号
• (5) 返却日

3 各同窓会及び支部（卒業生の会含む）から会員名簿申請書及び誓約書様式（１～２）に定める。

（名簿取扱者）

第11条

個人情報を取り扱うことのできる者（以下「名簿取扱者」という）は、管理責任者又は、取扱責任者及び取扱副責任者が定めた者とする。

（個人情報原本等の保管管理）

第12条

個人情報原本等は、電子化・映像・会員原簿登録変更届あるいは、印刷等により記録した個人情報の原本及び原本内容をインストールしたコンピュータのことをいう。
2 校友会が個人情報原本等を入手した場合は、名簿取扱者以外の者の閲覧あるいは複製行為を防止するため適切な処置を講ずると共に施錠施設のある専用保管庫に保管する。
3 管理責任者及び取扱責任者は、所定の保管期間（1年）経過後、裁断・焼却等個人情報を閲覧できない状態とし廃棄することができる。

（端末機等の管理）

第13条

取扱責任者、取扱副責任者が指定した者以外が閲覧又は、利用することができないように管理すると共に当日分の作業内容（コンピュータや通信機器が稼働中に半自動的に記録する通信記録や更新履歴などの情報等）を精査し、目的以外に使用されないことを確認しなければならない。

（記録媒体等の管理）

第14条

取扱副責任者は、個人情報を記録した媒体を受け入れた場合、記録媒体管理台帳（別表2）に次の事項｛（1）（2）（3）（4）｝を記載し、名簿取扱者が管理する。
ただし、記録媒体が必要でなくなった場合、速やかに廃棄処置を行うこととする。
この場合、記録内容を焼却する等の方法を講じると共に復元ができないことを確認した上、次の事項｛（5）（6）（7）｝を記載する。

• (1) 受入年月日
• (2) 個人情報のタイトル
• (3) 記録媒体等の詳細
• (4) 使用目的及び取り扱いデータ項目
• (5) 廃棄年月日
• (6) 廃棄者
• (7) 廃棄確認者

2 取扱副責任者は、個人情報の原本の複製を貸出したときは、個人情報貸出台帳（別表3）に次の事項を記載しなければならない。

• (1) 貸出年月日
• (2) 返却予定日
• (3) 使用目的
• (4) 貸出者氏名・住所・電話番号
• (5) 返却日

3 取扱副責任者は、記録媒体を施錠できる専用保管庫に保管する。

（委託等の監督）

第15条

取扱責任者は、外部に委託した個人情報を安全管理が図れるよう適切な監督をするものとする。

（個人情報等の監督）

第16条

管理責任者は、個人情報及び個人情報記録媒体の保管管理状況について安全管理が図れるよう適切な監督をするものとする。

（補則）

第17条

この規程で定めのないことについては、個人情報の保護に関する法律等の法令を準用する。

（改廃）

第18条

この規程の改廃は、常任理事会定数の4分の3以上の承認を得て行うことができる。